E-mailová správa

Krátka správa, ktorá je odoslaná alebo prijatá cez počítačovú sieť

Gregor Schuster/Getty Images

E-mailová správa je a text , zvyčajne krátke a neformálne , ktorý sa odosiela alebo prijíma cez počítačovú sieť. Zatiaľ čo e-mailové správy sú zvyčajne jednoduché textové správy, môžu byť zahrnuté aj prílohy (ako sú obrazové súbory a tabuľky). E-mailovú správu je možné odoslať viacerým príjemcom súčasne. Je tiež známa ako „elektronická poštová správa“. Alternatívne hláskovanie výrazu je „e-mail“ a „e-mail“.

Tyrania e-mailu

„Prvý e-mail bol odoslaný pred menej ako 40 rokmi. V roku 2007 si miliarda počítačov na svete vymenila 35 biliónov e-mailov. Priemerný podnikový pracovník teraz dostáva viac ako 200 e-mailov denne. V priemere Američania trávia viac času čítaním e-mailov ako so svojimi manželmi.“

– John Freeman, Tyrania e-mailu: Štyritisícročná cesta do vašej schránky . Simon & Schuster, 2009

Zameranie e-mailových správ

„E-mailová správa sa vo všeobecnosti obmedzuje na jeden nápad a nie na riešenie niekoľkých problémov. Ak oslovíte viacero tému v jednej e-mailovej správe je pravdepodobné, že príjemca zabudne odpovedať na všetky diskutované body. Diskusia o jednej téme vám umožňuje napísať popis predmet a príjemca môže v prípade potreby uložiť jeden predmet správy do samostatnej poštovej schránky. Ak musíte poslať zdĺhavú správu, rozdeľte ju na logické časti, aby ste ju ľahšie pochopili.“

– Carol M. Lehman a Debbie D. Dufrene, Obchodná komunikácia , 16. vyd. South-Western Cengage, 2011

Úprava e-mailových správ

' Upraviť všetky vaše e-maily pre správnu gramatiku, interpunkciu a pravopis. Nič vás nediskredituje rýchlejšie ako nedbalý e-mail. Áno, máte kontrolu pravopisu, ja viem, ale nie každý to dokáže. Korektúra . Nič nepovie 'Nie som odborník na podnikanie' rýchlejšie alebo hlasnejšie ako slabá kompozícia alebo písanie.

– Cherie Kerr, Spojenie blaženosti alebo 'nezávislosti'?: E-mailová etiketa pre obchodných profesionálov . Execuprov Press, 2007

Distribúcia e-mailových správ

„Na pracovisku je e-mail kritickým komunikačným nástrojom, takže je bežné, že e-mailová správa... sa distribuuje ďaleko za zamýšľaný rozsah, čo niekedy spôsobuje rozpaky (alebo horšie) odosielateľa. V roku 2001 poslal šéf Cerner Corporation nahnevaný e-mail manažérom a vyčítal im, že nepracujú dostatočne tvrdo. Jeho tiráda bola zverejnená na internete na nástenke s finančnou správou, ktorú čítalo veľa ľudí. Investori sa obávali, že morálka spoločnosti je nízka a hodnota akcií spoločnosti klesla o 22 percent, čo akcionárov stálo milióny dolárov. The New York Times oznámil, že vedúci pracovník poslal svoju ďalšiu e-mailovú správu s predslovom: „Prosím, zaobchádzajte s touto poznámkou s maximálnou dôvernosťou... Je určená len na interné šírenie. Nekopírujte ani neposielajte e-mailom nikomu inému.''

– David Blakesley a Jeffrey L. Hoogeveen, Príručka Thomson . Thomson Learning, 2008

Pravidlá a autority

„V roku 1999 vydali Constance Hale a Jessie Scanlon svoje prepracované vydanie Káblový štýl . Zatiaľ čo iné zväzky o etikete, či už predtým, alebo neskôr, pristupovali k online písaniu s pohľadom na podnikateľov, Hale a Scanlon boli uvoľnenejší publikum na mysli. Redaktori sa nápadne vysmievali myšlienke, že e-mail by mal podliehať editovanie – buď odosielateľom alebo príjemcom. Niektoré vzorky:

''Pomysli na tupé dávky a fragmenty viet .... Pravopis a interpunkcia sú voľné a hravé. (Nikto nečíta e-maily s červeným perom v ruke.)

„Oslavujte subjektivitu.“

''Píšte tak, ako ľudia hovoria. Netrvajte na ' štandardná angličtina .'

' 'Hrať sa s gramatika a syntax . Oceniť neposlušnosť.“

„Autori navrhujú niečo ako prístup k e-mailu typu kvetinové dieťa. Ale videné z perspektívy, majú takú potenciálnu autoritu nad tým, ako by mal vyzerať e-mailový štýl, ako samozvané 18. a 19. storočie preskriptivistov ako mal biskup Robert Lowth nad štruktúrou angličtiny. Vyhlás sa za autoritu a uvidíš, či ťa niekto bude nasledovať.“

– Naomi S. Baron, Vždy zapnuté: Jazyk v online a mobilnom svete . Oxford University Press, 2008

Príklady e-mailových správ

' 16. novembra . Alex Loom dodržala svoj sľub, že mi nezavolá, ale o dva dni neskôr som od nej dostal e-mail, v ktorom mi povedala: ‚Kedy sa stretneme, aby sme prediskutovali môj výskum?‘ Odoslal som e-mail: ‚Neviem. Pre zaujímavosť, ako ste získali moju e-mailovú adresu?“ Odpovedala: „Usúdila som, že pravdepodobne používate univerzitnú sieť a máte rovnaký tvar adresy ako všetky ostatné fakulty.“ Mala samozrejme pravdu.... Dodala: „Kedy sa teda stretneme?“ Napísal som: „Nevidím zmysel stretnutia, pokiaľ nie je o čom diskutovať. Môžete mi poslať kapitolu?‘ E-mailom mi poslala kópiu svojho návrhu dizertačnej práce, všetko veľmi všeobecné a abstraktné. Odoslal som e-mail: „Potrebujem vidieť niečo konkrétnejšie, napríklad kapitolu.“ Odpovedala: „Nič, čo som doteraz napísala, vám nemôže ukázať.“ Odpovedal som: „Tak teda počkám.“ Odvtedy , ticho.'

– David Lodge, Hluchá veta . Harvill Secker, 2008

„Jeden z mojich obľúbených e-mailových príbehov pochádza od Ashley, manažérky na vysokej úrovni v spoločnosti poskytujúcej finančné služby, ktorá si stále pamätá e-mail, ktorý dostala (spolu so všetkými v jej tíme) od nového zamestnanca, ktorý práve skončil vysokú školu. Napriek skutočnosti, že bol v práci len niekoľko týždňov, nováčik sa cítil nútený ponúknuť svoje pracovné návrhy skupine v e-maile s 1 500 slovami, v ktorom bolo načrtnuté všetko od jeho myšlienok o obliekaní až po nápady na zlepšenie morálky zamestnancov. . Celé mesiace sa jeho e-maily šírili interne a stali sa terčom vtipov v kancelárii, pričom sa ľudia čudovali, ako mohol byť tento nový chlap taký bezradný.“

– Elizabeth Freedmanová, Dielo 101: Učenie sa laná na pracovisku bez toho, aby ste sa obesili . Bantam Dell, 2007