Vytvorenie potvrdenia pre obchodné prostredie
Zinkevych / Getty Images
Účelom potvrdení je poskytnúť dôkaz, že ste dostali konkrétne dokumenty alebo konkrétny typ žiadosti. Potvrdzovacie listy sa často používajú na čokoľvek, čo je súčasťou právneho procesu.
Prvky listu
Rovnako ako pri každej obchodnej alebo profesionálnej korešpondencii by ste mali svoj list začať niekoľkými špecifickými a očakávanými prvkami:
- Vaše meno, adresa a dátum vpravo hore
- Meno osoby, ktorej list adresujete, vľavo hore v riadku pod vašou adresou
- Názov spoločnosti (ak je to vhodné)
- Adresa firmy alebo jednotlivca
- Predmet, ktorý stručne uvádza účel listu tučným písmom (napríklad „Právny prípad č. 24“)
- Úvodný pozdrav, ako napríklad „Vážený pán Smith“
Keď začínate ďakovný list, začnite krátkou vetou, v ktorej uvediete, že toto je skutočne ďakovný list. Niektoré frázy, ktoré môžete použiť, zahŕňajú:
- Týmto potvrdzujem prijatie nasledujúcich dokumentov...
- Potvrdzujem prijatie...
- Zabezpečíme, aby zodpovedná osoba dostala tieto materiály ihneď po návrate do kancelárie.
Zvyšok listu by mal obsahovať hlavný text, kde v jednom alebo dvoch odsekoch vysvetlíte, čo konkrétne beriete na vedomie. Na konci tela listu môžete v prípade potreby ponúknuť svoju pomoc, ako napríklad: „Ak vám môžem pomôcť, neváhajte ma kontaktovať.“ Zakončite list štandardnou uzávierkou, ako napríklad: 'S pozdravom, pán Joe Smith, XX Firm.'
Vzorový list
Môže byť užitočné zobraziť vzorovú šablónu listu. Neváhajte a skopírujte nižšie uvedený formát potvrdzujúceho listu. Aj keď to v tomto článku nie je vytlačené ako také, všimnite si, že vo všeobecnosti by ste mali uviesť správnu adresu a dátum.
Joseph Smith
Obchodná spoločnosť Acme
5555 S. Hlavná ulica
Kdekoľvek, Kalifornia 90001
25. marca 2018
Re: Právny prípad č.24
Drahá ______:
Pretože pán Doug Jones je počas nasledujúcich dvoch týždňov mimo kancelárie, potvrdzujem prijatie vášho listu zo dňa 20. marca 2018. Bude mu oznámený ihneď po jeho návrate.
Ak môžem byť akoukoľvek pomocou počas neprítomnosti pána Jonesa, neváhajte a zavolajte.
S úctou,
Joseph Smith
Podpíšte list pod záverom „S pozdravom“ tesne nad svojím menom.
Ďalšie úvahy
Potvrdzovací list poskytuje dokumentáciu o tom, že ste dostali list, objednávku alebo sťažnosť od druhej strany. Ak by sa záležitosť stala právnou alebo obchodnou nezhodou, váš list s potvrdením obsahuje dôkaz, že ste odpovedali na žiadosť druhej strany.
Ak nepoznáte štýl obchodného listu, venujte čas tomu, aby ste sa naučili základný formát písania obchodné listy a skontrolujte rôzne druhy obchodných listov . To vám pomôže zdokonaliť vaše zručnosti pre špecifické obchodné účely ako napr kladenie dopytov , úprava pohľadávok a písanie sprievodné listy .