Osvedčené postupy pre obchodné písanie

Jasný a výstižný jazyk je kľúčom k šíreniu vašej správy

Paul Bradbury/Getty Images

Obchodné písanie je a profesionálna komunikácia nástroj (známy aj ako obchodná komunikácia alebo odborné písanie), ktorý korporácie a iné profesionálne subjekty používajú na komunikáciu s internými alebo externými subjektmi publikum . Memorandá, správy, návrhy, e-maily , a celý rad ďalších písomných materiálov súvisiacich s podnikaním sú všetky formy obchodného písania.

Tipy na efektívne obchodné písanie

Účel obchodného písania je transakčný. Samozrejme, obsah obchodného písania sa týka podnikateľského subjektu, ale týka sa aj konkrétnej a účelnej transakcie medzi autorom a jeho publikom. Podľa Branta W. Knappa, autora Príručka projektového manažéra na úspešné absolvovanie skúšky projektového manažmentu , najlepšie obchodné písanie možno „jasne pochopiť, keď sa číta rýchlo. Správa by mala byť dobre naplánovaná, jednoduchá, jasná a priama.“

Rýchle fakty: Základné ciele obchodného písania

Preniesť informácie: Formy obchodnej komunikácie, ako sú výskumné správy alebo politické poznámky, sú písané s cieľom šíriť poznatky.Doručovať novinky: Profesionálne písanie sa často používa na zdieľanie nedávnych udalostí a úspechov s interným aj externým publikom.Výzva do akcie: Obchodníci používajú písanie v snahe ovplyvniť ostatných z mnohých dôvodov vrátane predaja tovaru a schvaľovania zákonov.Vysvetlite alebo zdôvodnite akciu: Profesionálna komunikácia umožňuje podnikateľskému subjektu vysvetliť svoje presvedčenie alebo zdôvodniť svoje činy.

Nasledujúce tipy, upravené z Oxford Living Dictionaries , tvoria dobrý základ pre obchodné písanie osvedčených postupov.

Dajte svoje hlavné body na prvé miesto.Vopred presne uveďte, prečo píšete korešpondenciu. Výnimkou z tohto pravidla sú obchodné listy. Pripomenúť príjemcovi minulú schôdzku alebo spoločné spojenie, ktoré zdieľate, je prijateľným spôsobom otvorenia, pretože môže ovplyvniť príjemcu, aby bol prístupnejší k vašim zamýšľaným cieľom. Používajte každodenné slová.Používanie slov ako „o“ namiesto „týkajúce sa“, „očakávať“ skôr ako „predvídať“ a „súčasť“ namiesto „komponent“ spôsobí, že vaše písanie bude menej napäté. Poznajte svoje publikum.Pokiaľ to nie je zamerané na publikum špecifické pre dané odvetvie, nezapĺňajte svoje písanie množstvom technického žargónu (konkrétne údaje možno pripojiť samostatne.) Upravte svoj tón tak, aby vyhovoval vášmu zamýšľanému čitateľovi. Napríklad list sťažnosti by mal oveľa iný tón ako referenčný list. Nakoniec – to by malo byť samozrejmé – nikdy nepoužívajte hanlivý alebo sexistický jazyk a aktívne na tom pracujte eliminovať rodovo zaujatý jazyk z akejkoľvek formy obchodnej komunikácie. Ak je to možné, použite kontrakcie.Obchodné písanie prešlo od formálneho k prístupnejšiemu štýlu, teda používaniu „my sme“ nie „sme“ a „my“ nie „máme“ je spôsob, ako ísť. Aj tak nie vždy treba použiť kontrakciu. Dobrým pravidlom je, že ak kontrakcia zlepšuje tok vety, použite ju; ak je veta presvedčivejšia bez nej, použite dve slová. Používajte skôr aktívne ako pasívne slovesá.Aktívne slovesá umožňujú čitateľovi rýchlejšie a úplnejšie porozumieť. Napríklad „Rozhodnutie bolo implementované o pozastavení výroby“ ponecháva výklad toho, kto rozhodol o ukončení výroby, otvorený. Na druhej strane, význam slova „Rozhodli sme sa pozastaviť výrobu“ je jasný. Píšte pevne. Opäť, ak použijeme vyššie uvedený príklad, výber slova „rozhodnuté“ namiesto „rozhodnutého“ uľahčuje čítanie pre publikum. Nebuďte viazaní pravidlami v každej situácii.Toto je prípad, keď poznáte svoje publikum. Ak je vaším cieľom, aby vaše písanie bolo konverzačné, je dobré občas ukončiť vetu predložkou, najmä preto, aby ste zlepšili plynulosť a vyhli sa nepríjemnej konštrukcii. To znamená, že zatiaľ čo mnohé podniky majú svojich vlastných interných sprievodcov štýlom, musia sa dodržiavať základné pravidlá štýlu a gramatiky, aby ste svoje písanie – a vy – považovali za profesionála. Nedbalé písanie, zlý výber slov alebo nezaslúžený príliš známy postoj sa vám môžu vrátiť. Majte jednoduchý výber písma. Držte sa pekného a čistého štýlu písma, ako je Helvetica alebo Times New Roman, a obmedzte počet typov písma, ktoré používate v korešpondencii. Vaším cieľom je napísať niečo čitateľné a ľahko čitateľné. Nepoužívajte nadmerne vizuálne prvky.Všeobecne povedané, vizuály by sa mali používať minimálne – nemali by presiahnuť 25 % vášho dokumentu, poznámky, e-mailu, správy atď. Niekoľko výkonných a dobre umiestnených grafických prvkov dokáže viac, aby ste vyjadrili svoj názor, než niečo, čo vyzerá ako zlý pokus o scrapbooking.