Zápisnica z obchodného písania

Slovník gramatických a rétorických pojmov

Zápisnice sú „záznamom toho, čo bolo hotový na stretnutí, nie to, čo bolo povedal “ (Nancy Sylvester, Guerilla Guide to Robert's Rules , 2006).

Morsa Images/Getty Images

In obchodné písanie , zápisnica je oficiálnym písomným záznamom zo zasadnutia. Zápisnica sa spravidla píše v jednoduchý minulý čas . Slúžia ako trvalý záznam zvažovaných tém, dosiahnutých záverov, prijatých opatrení a zadaných úloh. Sú tiež záznamom toho, ktorí jednotlivci prispeli na stretnutie novými nápadmi a ako boli tieto nápady prijaté. Ak sa na schôdzi hlasuje, zápisnica slúži ako záznam o tom, kto hlasoval za a kto proti návrhu, čo možno vziať do úvahy v budúcnosti, keď sa naplnia dôsledky vykonania alebo zamietnutia návrhu.

Kto robí zápisnicu?

Niektoré zápisnice uchováva zapisovateľ, zamestnanec, ktorý je špeciálne poverený zapisovaním zápisníc, uchovávaním všetkých záznamov a spisov, sledovaním záznamov o dochádzke a hlasovaní a podávaním správ príslušným určeným stranám (napríklad predstavenstvu alebo vyššiemu manažmentu podniku). ). Zápisnicu si však môže uschovať ktorákoľvek osoba zúčastňujúca sa na schôdzi a vo všeobecnosti sa distribuuje všetkým členom jednotky zastúpeným na schôdzi.

Hlavné časti zápisnice zo schôdze

Mnoho organizácií používa štandardnú šablónu alebo špeciálny formát na vedenie zápisníc a poradie častí sa môže líšiť.

Smerovanie—Názov výboru (alebo obchodnej jednotky) a dátum, miesto a čas začiatku stretnutia.Účastníci—Meno osoby, ktorá vedie stretnutie, spolu s menami všetkých, ktorí sa stretnutia zúčastnili (vrátane hostí), a tých, ktorí boli z účasti ospravedlnení.Schválenie predchádzajúcich zápisníc– Poznámka o tom, či bola schválená zápisnica z predchádzajúcej schôdze a či boli vykonané nejaké opravy.Akčné položky– Správa o každej téme, o ktorej sa rokovalo na stretnutí. To môže zahŕňať nedokončené záležitosti z predchádzajúceho stretnutia. (Pri každej položke si poznačte predmet diskusie, meno osoby, ktorá diskusiu viedla, a prípadné rozhodnutia.)Oznamy– Správa o všetkých oznámeniach účastníkov vrátane navrhovaných bodov programu nasledujúceho zasadnutia.Ďalšie stretnutie— Poznámka o tom, kde a kedy sa bude konať ďalšie stretnutie.Odročenie— Poznámka o čase skončenia stretnutia.Riadok podpisu—Meno osoby, ktorá vypracovala zápisnicu, a dátum jej predloženia.

Pozorovania

„Zápisnica musí byť jasná, komplexná, objektívna a diplomatická. Neinterpretujte, čo sa stalo; jednoducho to nahláste. Keďže schôdze sa málokedy riadia programom dokonale, môže byť pre vás náročné poskytnúť presný záznam stretnutia. Ak je to potrebné, prerušte diskusiu a požiadajte o vysvetlenie.

„Nezaznamenávajte emocionálne výmeny názorov medzi účastníkmi. Keďže zápisnica je oficiálnym záznamom stretnutia, chcete, aby sa pozitívne odrážala na účastníkoch a organizácii.“
(Od ' Technická komunikácia ,' Deviate vydanie od Mikea Markela)

Pokyny na písanie zápisnice zo schôdze

• Osoba, ktorá píše zápisnicu, by mala byť schopná to urobiť v reálnom čase, keď schôdza napreduje, aby bol hotový produkt v takmer konečnej forme na konci stretnutia.
• Zápisnice by sa mali sústrediť na výsledky a cielené akcie.
• Dobré minúty sú krátke a vecné. Nie sú to doslovné účty, ale skôr stručné, súvislé zhrnutia. Súhrny by mali obsahovať body zhody a nesúhlasu, ale nevyžadujú si všetky detaily.
• Zápisnicu možno použiť ako podklad pre správu alebo poznámku, mala by však byť napísaná na účely rekapitulácie udalostí pre tých, ktorí sa stretnutia zúčastnili, a nie pre tých, ktorí sa nezúčastnili.
• Zápisnica by mala byť vyplnená a distribuovaná ihneď po stretnutí (pravidlom je jeden alebo dva dni).

Zdroj

• Hiebert, Murray; Klatt, Bruce. ' Encyklopédia vodcovstva: Praktický sprievodca populárnym vodcovstvom .' McGraw-Hill, 2001