Čo sú obchodné a technické správy?

Morsa Images/Getty Images

Správa je dokument, ktorý prezentuje informácie v organizovanom formáte pre konkrétnu osobu publikum a účel . Hoci súhrny správ možno doručiť aj ústne, úplné správy sú takmer vždy vo forme písomných dokumentov.

V 'Súčasné obchodné správy' Kuiper a Clippinger definujú obchodné správy ako „organizované, objektívne prezentácie pozorovaní, skúseností alebo faktov používaných v procese rozhodovania“.

Sharma a Mohan vo svojej knihe „Business Correspondence and Report Writing“ definujú technickú správu ako „písomné vyhlásenie o skutočnostiach situácie, projektu, procesu alebo testu; ako boli tieto skutočnosti zistené; ich význam; závery, ktoré sa z nich vyvodili; a [v niektorých prípadoch] odporúčania, ktoré sa robia.“

Typy správ zahŕňajú poznámky , minúty, laboratórne správy, knižné správy , správy o pokroku, správy o odôvodnení, správy o súlade, výročné správy a zásady a postupy.

Účel Obchodných a technických správ

H. Dan O'Hair, James S. O'Rourke a Mary John O'Hair v knihe „Business Communication: A Framework for Success“ vysvetľujú štyri hlavné účely obchodných správ.

„Správy môžu plniť štyri rôzne a niekedy súvisiace funkcie. Môžu sa použiť ako kontroly na zabezpečenie správneho fungovania všetkých oddelení, na poskytovanie informácií, na analýzu a na presvedčenie ostatných, aby konali.“

Charakteristika efektívnych správ

V 'Contemporary Business Reports' poskytujú Shirley Kuiper a Dorinda Clippinger pohľad na efektívnu obchodnú komunikáciu.

„Efektívne správy čitateľ chápe tak, ako to chcel pisateľ, a ovplyvňujú čitateľa, aby konal tak, ako si to pisateľ želá. Ciele spisovateľa sa s najväčšou pravdepodobnosťou dosiahnu, ak zodpovedajú potrebám a cieľom čitateľa. Efektívna správa je empatická, presná, úplná, stručný , a jasný . Predovšetkým účinná správa prezentuje informácie eticky.“

Spojenie so svojím publikom

Warren Buffet, v predslove k „ Príručka obyčajnej angličtiny “, zdieľa svoje rady, ako najlepšie komunikovať v obchodných správach.

„Jeden neoriginálny, ale užitočný tip: Píšte so zreteľom na konkrétnu osobu. Keď píšem výročnú správu Berkshire Hathaway, predstieram, že sa rozprávam so svojimi sestrami. Nemám problém si ich predstaviť: hoci sú vysoko inteligentní, nie sú odborníkmi na účtovníctvo ani financie. Oni pochopia obyčajná angličtina , ale žargón môže ich zmiasť. Mojím cieľom je jednoducho poskytnúť im informácie, ktoré by som si želal, aby mi dodali, ak by sa naše pozície zmenili. Aby som uspel, nemusím byť Shakespeare; Musím však mať úprimnú túžbu informovať.“

Obchodné správy môžu byť dlhé alebo krátke

Ako opísal John M. Lannon v „Technická komunikácia“, spolu s dĺžkou správ sa líši aj účel a rozsah správ.

„V profesionálnom svete sa tvorcovia rozhodnutí spoliehajú na dva široké typy správ: Niektoré správy sa zameriavajú predovšetkým na informácie („čo práve robíme“, „čo sme robili minulý mesiac“, „čo zistil náš zákaznícky prieskum“, „čo sa dialo na porade oddelenia“). Okrem poskytovania informácií však mnohé správy tiež zahŕňajú analýza („čo pre nás tieto informácie znamenajú“, „aké kroky treba zvážiť“, „čo odporúčame a prečo“).

„V prípade každej dlhej (formálnej) správy vedie nespočetné množstvo krátkych (neformálnych) správ k informovaným rozhodnutiam o záležitostiach tak rôznorodých, ako sú najpohodlnejšie kancelárske stoličky, ktoré je možné kúpiť tým najlepším pracovníkom na manažérske školenie. Na rozdiel od dlhých správ si väčšina krátkych správ nevyžaduje žiadne rozšírené plánovanie, sú rýchlo pripravené, obsahujú málo alebo žiadne základné informácie a nemajú žiadnu úvodnú ani koncovú časť (titulnú stranu, obsah, slovník atď.). Ale napriek ich stručnosť , krátke správy poskytujú informácie a analýzy, ktoré čitatelia potrebujú.“

Zdroje

• Kuiper, Shirley a Dorinda A. Clippinger. Súčasné obchodné správy. 5. vydanie, South-Western, Cengage Learning, 2013.
• Lannon, John M. a Laura J. Gurak. Technická komunikácia. 14. vydanie, Pearson, 14. januára 2017.
• Príručka obyčajnej angličtiny – Ako vytvoriť jasné dokumenty o SEC. Úrad pre vzdelávanie a pomoc investorov., august 1998, b-ok.cc/book/2657251/448dd1.
• O'Hair, Dan a kol. Obchodná komunikácia: rámec úspechu. South-Western College Publishing, 2000.
• Sharma, R. C. a Krishna Mohan. Obchodná korešpondencia a písanie správ: praktický prístup k obchodnej a technickej komunikácii . Tata McGraw-Hill, 2017.